Proses tahapan PHK yang telah diatur di dalam peraturan perundang-undangan beserta turunannya merupakan muatan hokum formil dalam pelaksanaan PHK. Segala yang telah diatur di dalamnya merupakan tahapan yang baku serta menjadi pedoman bagi pembaca peraturan perundang-undangan dalam melaksanakan PHK.
Salah satu muatan formil terkait tahapan PHK adalah surat penolakan PHK. Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja memberikan penjelasan di dalam Pasal 39 ayat (1) yang berbunyi:
“Pekerja/buruh yang telah mendapatkan surat pemberitahuan pemutusan hubungan kerja dan menyatakan menolak, harus membuat surat penolakan disertai alasan paling lama 7 (tujuh) hari kerja setelah diterimanya surat pemberitahuan`”
Sedangkan jika pekerja menerima PHK maka pekerja tidak perlu memberikan surat pernyataan apapun sebagaimana dijelaskan pada Pasal 38 Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja yang berbunyi:
“Dalam hal pekerja/buruh telah mendapatkan surat pemberitahuan dan tidak menolak pemutusan hubungan kerja, pengusaha harus melaporkan pemutusan hubungan kerja kepada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan dan/atau dinas yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan provinsi dan kabupaten/kota.”
Sekarang, mari kita cermati bersama. Apa yang kira-kira akan terjadi jika pekerja menolak PHK namun tidak memberikan surat penolakan PHK atau pernyataan apapun? Tentu saja, pekerja akan dianggap menerima PHK. Bagaimana jika menolak PHK secara lisan? Jika kita lihat bunyi pasal di atas, maka dapat kita tarik kesimpulan bahwa bentuk penolakan harus dibuat secara tertulis melalui surat. Mengapa demikian? Karena surat penolakan PHK ini dapat dimaknai sebagai tiket masuk untuk melakukan perundingan bipartit saat memohonkan perselisihan.
Detil kecil seperti ini perlu diperhatikan. Jika pekerja tidak memperhatikan hal seperti ini maka akan menimbulkan kerugian tersendiri bagi diri pekerja. Dalam hal kondisi ini terjadi, ketika pekerja memohonkan perselisihan kepada pengusaha sedangkan pekerja tidak membuat surat penolakan PHK, maka pengusaha dapat menolak perselisihan. Lebih jauh lagi, jika perselisihan berlanjut pada proses litigasi maka bukan tidak mungkin perselisihan PHK ditolak dengan argumen pekerja dianggap menerima PHK karena tidak membuat surat penolakan PHK.
Lalu, apa saja muatan isi surat penolakan PHK? Isi dari surat penolakan PHK ini tidak terlalu berbeda dari surat-surat pada umumnya. Adapun sistematika isi surat penolakan PHK adalah sebagai berikut:
- Kepala surat, yang berisi alamat tujuan surat dan perihal surat;
- Salam pembuka;
- Isi surat, yang memuat alasan penolakan PHK;
- Salam penutup; dan
- Ekor surat, yang berisi tempat dan tanggal dibuatnya surat serta tanda tangan pembuat surat.
Alasan penolakan PHK pada bagian isi surat dapat diisi dengan alasan misalnya tata cara, alasan, atau hak akibat PHK tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau dapat juga menjelaskan tentang kondisi pekerja misalnya terkait kondisi ekonomi, kemampuan bekerja, produktivitas dan kinerja bekerja, kondisi keluarga atau hal-hal lainnya yang dapat mendukung argumentasi penolakan PHK.